I've brought to you the Microsoft PowerPoint 17 tips and tricks that you probably do not know and you can become PowerPoint Master by knowing these. It really helps you to do your task properly.
PowerPoint is only used for presentation purposes in office work. Especially in a meeting, if you have to make a presentation on any topic, then you have to take help of PowerPoint. We also see the use of this PowerPoint as a substitute for Blackboard in the Advanced School College in the developed world.
At present, at least 1 billion people worldwide are currently using Microsoft PowerPoint. Most of these 1 million people are not fully aware of the use of PowerPoint. Hmmm, no people are 100% expert in the world. Today I have come up with 17 exclusive tips and tricks from Microsoft PowerPoint in Tutorial Ever, which you can follow and if you can follow it properly, you will be able to do as your own.
Start Direct Presentation
This is a very simple trick to start and open a presentation file. What do you see at the beginning when you open a presentation file? You see your desktop and all icon and then you find powerpoint icon and open it. Is not it waste your time? Yes, there is very shortcut system to create just on your desktop or any other location on your computer click the mouse right button and from new select the powerpoint file. So now rename it change the extension of the PowerPoint file to pps or ppsx name. Done now your file has been created and open the file and make your presentation and save all the slide that you create and press ctrl+s button to save your data. It protects your time.
If you do not know these nice tips before, try it now. However, this will not work with empty PowerPoint files, in this case, a complete slide-in powerpoint file will be required.
Black and White
When you are introducing people about your product or any other things with a presentation in front of a meeting or in front of an audience, you should remember that the powerpoint slides will attract the audience's attention more than the speaker's words. But sometimes of your presentations, there is a time when there is a need to attract attention to the speakers. Then when you press the b button on the keyboard, the screen will be completely black or by pressing the w button the screen will be completely white. The viewer's attention will then go towards the speaker. If you want to get out of here, click on the mouse or press any other button. It is a very nice technique to attract the attention of the audience to yourself.
Exclude the bullet list
Don't show any list with a bullet point in a presentation in PowerPoint. You can see the presentations of Steve Jobs or Tim Cook. The smart ways are to present divisions without using the bullet point. In this, the main focus of the viewer will be more in the text than the bullet line. However, use bullet points in other places, but not in PowerPoint presentation.
Take a screenshot easily
If your presentation is completely dependent on your PC's screen demonstration, then there is no better advantage than a screenshot. And you can easily take screenshots with Microsoft PowerPoint if you want. To do this, click on the screenshot icon in the Insert tab. Now you can see all of your current window screenshots.
Empty canvas
সাধারণত কোনো নতুন পাওয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্ট চালু করার সময় স্লাইড প্রেজেন্টেশন আপনি আগে থেকেই চালু করা অবস্থায় দেখতে পাবেন। এই ফিচারটি অনেকেই কাছেই ভালো লাগে না। তবে আপনি চাইলে একদম Blank Canvas দিয়ে আপনার পাওয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্টটি চালু করে নিতে পারেন। এরজন্য পাওয়ার পয়েন্ট চালু থাকা অবস্থায় নিউ কমান্ডে গিয়ে Blank Presentation অপশনটি সিলেক্ট করুন।
৬) সিলেক্টশন প্যান
Home ট্যাবে গিয়ে আপনি Editing সেকশনে চলে যান এবং সেখান থেকে Select > Selection Pane. এটা আপনার পাওয়ারপয়েন্ট এর ডান সাইডে থাকবে তবে আপনি চাইলে একে বাম সাইডে ড্রাগ করে নিয়ে আসতে পারবেন। পাওয়ার পয়েন্টে কাজ করার সময় এই প্যানটি চালু রাখবেন কারণ এটি আপনার কাজের সময় বেশ কাজে দেবে। এটির কাজের ক্ষেত্র আসলে এখানে এভাবে টাইপ করে বোঝানো সম্ভব নয়। আপনাকে নিয়ে ট্রাই করে নিয়ে এটি বুঝতে হবে। যেমন কাজ করার সময় কোনো পিকচার যদি Behind the text থাকে তাহলে এর মাধ্যমে দ্রুত সেটিকে টেক্সের উপরে নিয়ে আসতে পারবেন ইত্যাদি।
৭) Flickr, OneNote থেকে পিকচার ইম্পোর্ট।
আপনি চাইলে সহজেই সরাসরি Flickr, OneNote, OneDrive, Facebook ইত্যাদি অনলাইন মিডিয়া থেকে সরাসরি পিকচার মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে ইম্পোর্ট করতে পারবেন। এর জন্য চলে যান Insert ট্যাবে এবং Online Pictures অপশনে যান এবং এখানে গিয়ে দেখবেন যে অনেকগুলো অনলাইন মিডিয়ার অপশন রয়েছে। আগে থেকে এসকল অনলাইন মিডিয়াতে লগইন করানো থাকলে আপনি সরাসরি অনলাইন মিডিয়া গ্যালারিতে চলে যাবেন এবং সেখান থেকে পিকচারগুলোকে সরাসরি মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে ইর্ম্পোট করতে পারবেন।
৮) গ্রিড এবং রুলার ব্যবহার করুন।
পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশনে লাইন বাই লাইন মেপে কাজ করা অনান্য মাইক্রোসফট এপ্লিকেশনের থেকে সহজ কিন্তু আপনি যদি ভিজুয়্যালি ভাবে গ্রিড এবং রুলার ব্যবহার করতে চান তাহলে সেটাকে আপনাকে এনে নিতে হবে। কারণ ডিফল্ট ভাবে মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে এই দুটি অপশন চালু করা থাকে না। কোনো স্লাইডের কোনো একটি ফাঁকা জায়গায় রাইট বাটন ক্লিক করুন এবং সেখান থেকে grids and rulers এর জন্য একটি অপশন পাবেন সেখানে গিয়ে টিক চিহ্ন দিয়ে আপনি আপনার পছন্দের অপশনটি একটিভ করে নিতে পারবেন। এই সকল গ্রিড এবং রুলারের লাইনের উপর মাউস কার্সর নিয়ে গিয়ে আপনি লাইনগুলোকে ড্রাগ করতে পারবেন।
আর গ্রিডলাইন চালু করলে গ্রিডলাইনের উপর রাইট ক্লিক করলে তাদের আলাদা একটি সাব মেনু খুঁজে পাবেন।
৯) চার্টগুলোকে এনিমেট করুন।
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে এক্সেলের মতোই গ্রাফিক্স চার্টের ব্যবহার করতে পারবেন। এর জন্য Insert ট্যাবে গিয়ে Chart অপশনে ক্লিক করুন, এখানে আপনি বিভিন্ন চার্ট স্যাম্পল পাবেন। পছন্দের স্যাম্পলটি ইন্সার্ট করানোর পর সেখানে এনিমেশন যুক্ত করার জন্য Animations ট্যাবে ক্লিক করুন। সেখান থেকে Animations Pane টি চালু করুন। এবার Add Animation এ ক্লিক করুন। সেখান থেকে এনিমেটেড ইফেক্ট নির্বাচন করে নিন।
১০) সহজ প্রিভিউ।
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে কাজ করার সময় কোনো প্রেজেন্টেশনকে ফাইনালাইজড করার আগে আমাদেরকে অনেকবার প্রিভিউতে এটা দেখে নিতে হয়। আর প্রিভিউতে দেখবার জন্য আমাদেরকে প্রতিবার স্লাইডশোতে ক্লিক করতে হয়। তবে আপনি চাইলে আরো একটি সহজ পদ্ধতিতে আরো চমৎকার ভাবে প্রেজেন্টেশনগুলো প্রিভিউতে দেখে নিতে পারবেন। এর জন্য আপনাকে ব্যবহার করতে হবে Reading View. রিডিং ভিউ অপশনটি আপনি View ট্যাবে পেয়ে যাবেন। রিডিং ভিউতে ক্লিক করলে এটি আপনাকে ফুল স্ক্রিণ ভিউতে নিয়ে যাবে যেখান থেকে প্রেজেন্টেশনটি প্রিভিউ আকারে আপনি দেখে নিতে পারবেন।
১১) Kiosk ব্যবহার করুন।
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে প্রেজেন্টেশন উপস্থাপন করার জন্য রয়েছে একটি Kiosk Mode. এই Kiosk মোডটি হলো একটি প্রেজেন্টেশনের একাধিকবার পুনরাবৃত্তি হতে থাকে। মানে হলো কোনো প্রেজেন্টেশনটিকে শেষ না হতে দিয়ে শেষের দিক থেকে আবারো প্রথম থেকে শুরু করে থাকে কোনো প্রকার মানুষের হাঁতের ছোঁয়া ছাড়াই। এই ধরনের প্রেজেন্টেশন মোড আপনি কোনো বিপনী দোকানের সামনে কিংবা শেয়ার বাজারের উপস্থাপনাগুলো পেয়ে থাকবেন। এই Kiosk আপনার প্রেজেন্টেশনে ব্যবহার করতে চাইলে Slide Show ট্যাবে ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগবক্স আসবে, সেখান থেকে Browsed at kiosk তে ক্লিক করে kiosk সেটআপ করে নিন। আর প্রেজেন্টেশনের kiosk মোড থেকে বেরিয়ে আসতে চাইলে Esc কী চাপ দিবেন তাহলেই হবে।
১২) ভিডিও আউটপুট।
Kiosk এর মতোই আরেকটি অপশন পাবেন আপনি মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে যেটি বারবার প্লে হতে থাকবে। আর সেটা করার জন্য আপনি সম্পূর্ণ প্রেজেন্টেশন ফাইলটিকে একটি ভিডিও ফাইলে রুপান্তরিত করে নিতে পারেন। এই ধরনের ভিডিও ফাইল আপনার তৈরি করা Transition Times ব্যবহার করে নিবে প্রতিটি স্লাইডের মধ্যে। এছাড়াও অডিও এবং এনিমেশনগুলোকেও আপনি ভিডিও ফাইলে যুক্ত করে নিতে পারবেন। ভিডিও ফাইলটিকে WMA বা MP4 ফরম্যাটে সংরক্ষণ করলে যেকোনো মিডিয়া প্লেয়ারে ভিডিও ফাইল চালাতে আপনার কোনো সমস্যা হবার কথা না।
১৩) এডভান্সড অডিও
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে আপনি খুব সহজেই অডিও যুক্ত করতে পারেন। এরজন্য Insert ট্যাব থেকে Audio অপশনটি পিক করতে হবে। আর পরে স্লাইডের সাথে সাথে অডিওটিকেও আপনি এডিট করে নিতে পারবেন।
সাধারণত কোনো বড়সড় গান যদি আপনি প্রেজেন্টেশনে যুক্ত করে নেন তাহলে দেখবেন যে প্রতিটি স্লাইডে গানটি বাজবে না এবং প্রতিটি স্লাইডে গানটি আবারো প্রথম থেকে শুরু হবে। এই সমস্যা থেকে মুক্তি পেতে কোনো অডিও গান যুক্ত করার পর Speaker আইকনে ক্লিক করুন, এতে উপরে একটি অডিও টুলস আসবে। সেখান থেকে Playback ট্যাবে ক্লিক করুন। Start সেকশন থেকে Play Across Slides সিলেক্ট করে দিলেই অডিও ফাইলটি নিরবিচ্ছিন্ন ভাবে আপনার স্লাইডসগুলোর মধ্য দিয়ে যেতে থাকবে।
১৪) কপিপেস্টের পরিবর্তে ডুপ্লিকেইট
মাইক্রোসফট পয়েন্টে কোনো স্লাইডের উপাদানতে অন্য স্লাইডে বা স্লাইডসগুলোকে কপি করার জন্য Ctlr+C এবং Ctrl-V কমান্ডের সাহায্য নিয়ে থাকেন। কিন্তু এর থেকেও সহজ উপায় হচ্ছে ডুপ্লিকেইট করা। Ctrl কী চেপে ধরে কোনো বিষয়ের উপর ক্লিক এবং ড্রাগ করলেই উক্ত বিষয়ের ডুপ্লিকেইট হয়ে যাবে! যেটা কপি পেস্টের থেকেও সহজ এবং সময় ও শ্রম দুটোই বাঁচিয়ে দেয়। স্লাইড ডুপ্লিকেইট করার সময় সকল সেটিংসকে এটি নিজে নিজেই সেট করে নিবে।
১৫) সবকিছুই এনিমেইট করতে পারবেন।
আপনি জানেন কি আপনি চাইলে একটি পাওয়ারপয়েন্টের স্লাইডের প্রায় সকল উপাদানকেই এনিমেশনের আওতায় নিয়ে আসতে পারেন এবং এমনকি প্রতিটি উপাদানকে আলাদা এনিমেশন স্লাইলে নিতে পারবেন। এরজন্য প্রথমে আপনাকে স্লাইডের উপাদানকে সিলেক্ট করতে হবে। তারপর Animations ট্যাবে যেতে হবে, সেখান থেকে এনিমেশন গ্যালারী আপনার সামনে উপস্থাপিত হবে। নিচের দিকে গিয়ে More বাটনে ক্লিক করলে এটি অনলাইন থেকে হাজারো এনিমেশন স্যাম্পল আপনাকে দেখাবে থাকবে।
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে স্লাইডের সকল উপাদানকেই এনিমেশন করতে পারলেও সবকিছুকেই এনিমেশন করাটাও ঠিক দেখায় না। তাই প্রেজেন্টেশনে কি উপস্থাপন করছেন আপনি এবং সেটাতে এনিমেশন মানায় কিনা সেটা এনিমেশন প্রয়োগ করার আগে ভেবে নিবেন।
১৬) বিভিন্ন শেইপ মিশ্রন।
মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে আপনি আগে থেকে তৈরি করে রাখা অনেক ধরনের pre-created shapes থেকে আপনার পছন্দের শেইপটি দরকার লাগলে প্রেজেন্টেশন স্লাইডে যুক্ত করে নিতে পারেন। কিন্তু আপনি চাইলে দুটি কিংবা তার বেশি শেইপগুলোকে একসাথে করে নিয়ে আপনার নিজের ইউনিক শেইপ বানাতে পারেন!
এজন্য একাধিক শেইপ স্লাইডে এনে নিয়ে তারপর সকল অবজেক্টকে সিলেক্ট করে নিন, এবার Drawing Tools > Format ট্যাবে চলে যান এবং সেখান থেকে Merger Shapes মেনুটি আপনার পছন্দ মতো করে ব্যবহার করুন। এই টুলটি শুধুমাত্র শেইপের সাথে নয় এমনকি এটি টেক্স এর সাথেও কাজ করবে। এর সাহায্যে আপনি শেইপে পিকচার বাসাতে পারবেন, টেক্সে পিকচার বসাতে পারবেন কিংবা শেইপে টেক্স বসাতে পারবেন! মজাদার এই টিপসটি আগে জেনে না থাকলে এক্ষুনি ট্রাই করে দেখতে পারেন।
১৭) পিচকার ব্যাকগ্রাউন্ড রিমুভার!
সাধারণ এই জাতীয় কাজগুলো করার জন্য আমরা ফটোশপের সাহায্য নিয়ে থাকি। তবে আপনি চাইলে সহজেই মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টেও কোনো পিকচারের ব্যাকগ্রাউন্ড মুছে দিতে পারবেন।
এজন্য কোনো পিকচারকে আগে স্লাইডে ইম্পোর্ট করুন। তারপর পিকচারটি সিলেক্ট করে Picture Tools > Format ট্যাবে যান এবং সেখান থেকে Remove Backgroud অপশনে ক্লিক করুন। এবার আপনার সিলেক্টকৃত পিকচারের পিছনে পিং কলারের একটি অবয়ব এসে যাবে। এই পিং কলারের মধ্যে যা যা থাকবে পাওয়ারপয়েন্ট তা মুছে দেবে। এই পিং কালারের অবয়বের রেঞ্জ আপনি সিলেক্ট করে নিতে পারবেন।
তো এই ছিল এক্সেল, ওর্য়াডের পর মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টের কয়েকটি এক্সুসিভ টিপস এবং টিক্সস। এগুলোর সঠিক ভাবে ব্যবহার করতে পারলে আপনিও হয়ে উঠবেন পাওয়ারপয়েন্ট এর গ্রেট ব্যবহারকারী! যাই হোক আজ তাহলে আমি আসি। আগামীকাল অন্য কোনো টপিক নিয়ে আমি টিউনার গেমওয়ালা চলে আসবো আপনাদেরই প্রিয় বাংলা টেকনোলজি ব্লগ টেকটিউনসে! আর কোনো মতামত থাকলে বরাবরের মতো নিচের টিউমেন্ট বক্সে আপনি তা আমাকে জানাতে পারেন! টিউনটি পড়ার জন্য ধন্যবাদ।
Posts